Phương pháp bảo quản và khai thác tài liệu ảnh của Trung Quốc

2:16 11/03/2016

Trong thời đại kỹ thuật số hôm nay, tài liệu ảnh trở thành bộ phận quan trọng trong kho tài liệu lưu trữ và có vai trò không nhỏ trong các lĩnh vực đời sống xã hội. Về nội dung này, cuốn “Công tác Văn thư và quản lý tài liệu Lưu trữ” của tác giả Ngô Phụng Tường, Hà Thản Dã do Nxb Giáo dục Trung Quốc ấn hành có đề cập đến Phương pháp bảo quản và khai thác tài liệu ảnh của Trung Quốc. Chúng tôi xin lược dịch và trân trọng giới thiệu tới bạn đọc.

Sự khác biệt của tài liệu ảnh so với các loại tài liệu khác

1. Hình thức

Điểm khác biệt lớn nhất về hình thức của tài liệu ảnh với hồ sơ khác là tái hiện và phản ánh khách quan sự vật ở trạng thái tĩnh, điểm này giúp người sử dụng có thể tiếp cận và hiểu thông tin một cách dễ dàng.

2. Tốc độ

Máy ảnh có thể lưu lại hình ảnh sự vật trong thời gian cực ngắn (tốc độ của máy ảnh đời mới có thể đạt đến 1/10000s). Vì thế tài liệu ảnh có thể lưu giữ một cách khách quan, trung thực hiện trường, sự kiện, động thái hoặc biểu cảm của nhân vật trong nháy mắt. Đặc điểm này giúp tài liệu ảnh có ưu thế trong việc làm bằng chứng và tư liệu của sự kiện một cách khách quan.

3. Chân thực

Tính chân thực của tài liệu ảnh là khả năng phản ánh sự vật một cách khách quan. Trên thực tế, quá trình chụp ảnh là quá trình trực tiếp tái hiện lại sự vật khách quan, ít chịu ảnh hưởng của các yếu tố chủ quan, đồng thời máy ảnh có độ phân giải cao có thể nắm bắt một cách chính xác đến từng chi tiết của sự vật, có thể lưu lại diện mạo sự việc một cách chân thực.

Lưu giữ và sắp xếp tài liệu ảnh

1. Phạm vi lưu giữ tài liệu ảnh

Dựa vào quy định của “Quy phạm quản lý tài liệu ảnh” số GB/T11821-89, phạm vi lưu giữ tài liệu ảnh bao gồm:

Thứ nhất: Tài liệu ảnh phản ánh hoạt động chức năng và thành quả làm việc của một cơ quan.

Thứ hai: Hình ảnh của một nhân vật lãnh đạo cấp cao của nhà nước khi tham gia vào các hoạt động công vụ của đơn vị hay khu vực.

Thứ ba: Hình ảnh về các sự kiện lớn, sự cố lớn của đơn vị, khu vực. Ví dụ: Các hiện tượng tự nhiên và các hiện tượng khác thường khác.

Thứ tư: Hình ảnh các di tích cổ, quang cảnh thiên nhiên và phong tục dân gian của một địa phương.

Tóm lại, hình ảnh có thể phản ánh một cách cụ thể rõ nét nhất các hoạt động, sự kiện, nhân vật quan trọng của một cơ quan, đơn vị, một khu vực, có giá trị tham khảo và sử dụng.

2. Yêu cầu về lưu giữ tài liệu ảnh

Tài liệu ảnh khác với các tài liệu văn kiện khác, vì vậy các đơn vị bảo quản cần dựa trên những nguyên tắc dưới đây:

Thứ nhất: Lưu tài liệu ảnh kịp thời. Dựa vào quy định, tài liệu ảnh cần được lưu vào nửa đầu năm ngay sau năm xảy ra sự kiện, nếu có trường hợp đặc biệt cần thương thảo thì có thể lưu trước hoặc muộn hơn.

Thứ hai: Lưu tai liệu ảnh theo phạm vi. Trước khi lưu tài liệu ảnh nên nghiên cứu kĩ phạm vi thu thập tài liệu lưu trữ của đơn vị đó, tuân theo các quy định liên quan “Quy phạm quản lý tài liệu ảnh” để các đơn vị có thể hoàn chỉnh tài liệu ảnh nộp vào lưu trữ.

Thứ ba: Lưu giữ tài liệu ảnh có đầy đủ 3 phần: Phim ảnh, tranh ảnh và phần thuyết minh bằng chữ.

Thứ tư: Phim ảnh và hình ảnh nên sắp xếp phù hợp với nhau.

Thứ năm: Ảnh phải rõ ràng, không bị hư hỏng.

3. Xác định giá trị tài liệu ảnh

Trước khi lưu, các phòng phải tiến hành xác định giá trị tài liệu ảnh, sau khi nghiệm thu hợp với quy cách mới có thể chỉnh lý. Xác định giá trị tài liệu ảnh chủ yếu theo các nguyên tắc sau:

• Xác định tài liệu ảnh có đầy đủ, hoàn chỉnh?
• Xác định hồ sơ đó có phản ảnh đầy đủ một sự kiện, vấn đề nào đó?
• Xác định hình ảnh, phim ảnh và phần thuyết minh của mỗi ảnh có đầy đủ, phù hợp?

4. Xác định chất lượng của hình ảnh

Đầu tiên phải chú ý hình ảnh sắp xếp ở nơi có ánh sáng đầy đủ, hình ảnh rõ nét, không được đặt ở nơi thiếu ánh sáng. Tiếp đến phải chú ý đến hình ảnh đó có bị ố không. Phim ảnh và hình ảnh rửa nếu nước rửa không triệt để, a xít Sunfuric trong dung dịch rửa ảnh có để lại tàn dư, ảnh hưởng trực tiếp đến màu sắc của hình ảnh. Xử lý kĩ thuật trước khi phim ảnh và hình ảnh nhập kho, có thể sử dụng nước rửa ảnh trực tiếp, cũng có thể sử dụng thuốc nước để rửa. Phương pháp pha thuốc rửa ảnh như sau: Nước 52⁰C 750 ml, ôxi hóa (3%) 125ml, NH4 (3%) 100ml, thêm nước đến 1000ml.

Chỉnh lý tài liệu ảnh

1. Phân loại tài liệu ảnh

Do yêu cầu bảo quản khác nhau nên phim ảnh và hình ảnh trong tài liệu ảnh phải lần lượt được chỉnh lý, có thể đánh số ảnh trong toàn hệ thống; cách thức của việc đánh số như sau: Số hệ thống – số phim ảnh. Sau đó dùng bút sắt khắc lên bên cạnh phim ảnh.

Phân loại hình ảnh phải dựa vào niên đại – vấn đề trong hệ thống để tiến hành phân loại, căn cứ vào tình hình phân loại cố định hình ảnh và lời thuyết minh trên trang chính, hợp thành quyển hồ sơ. Quy cách của trang chính là 297 mm ×210 mm. Trong mỗi quyển ảnh thường có khoảng 30 trang chính. Tài liệu ảnh sau khi lập quyển phải thông qua biên soạn mục lục để cố định phân loại hệ thống và sắp xếp thứ tự.

2. Soạn phụ đề cho hình ảnh

Phụ đề là phần không thể thiếu của tài liệu ảnh. Nếu không có phụ đề, rất nhiều hình ảnh ngay đến xuất xứ, sự kiện, nhân vật cũng không thể phân biệt được, càng không thể xác định được giá trị; cùng một tấm ảnh có thể do phụ đề khác nhau mà nội dung trở nên cách nhau rất xa. Phụ đề phải bao gồm 6 yếu tố: Nguyên do sự việc, thời gian, địa điểm, nhân vật, bối cảnh, người chụp ảnh. Lời phụ đề yêu cầu phải giản dị trong sáng, ngôn ngữ lưu loát, thường không quá 200 chữ. Phụ để phải phân đoạn, hình thức như sau: Số hình ảnh, số âm bản, thời gian chụp, phụ đề, số chú giải, người chụp ảnh.

Bảo quản tài liệu ảnh.

1. Điều kiện bảo quản tài liệu ảnh

Theo quy định có liên quan của quốc gia, âm bản trong tài liệu ảnh bảo quản ở nhiệt độ 13 độ ～15độ, độ ẩm 35 % ～45 %, nhiệt độ bảo quản ảnh là 14 độ～24 độ, độ ẩm là 14%～24%. Nhiệt độ ngày đêm trong phòng bảo quản tài liệu ảnh không được thay đổi quá ±3 độ, độ ẩm không được thay đổi quá ±5 %. Cửa sổ phòng bảo quản phải đóng kín để phòng bụi.

2. Trang thiết bị của tài liệu ảnh

Trang thiết bị trong bảo quản tài liệu ảnh có vai trò hết sức quan trọng, trang thiết bị bảo quản hình ảnh và âm bản khác nhau.

– Trang thiết bị bảo quản âm bản gồm: túi đựng âm bản, sách âm bản và hộp âm bản. Túi đựng âm bản là túi giấy chế từ giấy trung tính và thuốc tễ dẻo trung tính trong suốt, kích thước 80 mm × 100 mm hoặc quy cách tương ứng. Sách âm bản là những trang cài vào nhau kích thước 297 mm×210 mm tạo thành, dùng để lưu trữ âm bản ảnh đơn. Quy cách của hộp âm bản là hộp giấy kích thước 95 mm×95 mm, dùng để lưu trữ âm bản ảnh lớn.

– Trang thiết bị bảo quản ảnh có thể chia làm các loại như kiểu sách mỏng, kiểu túi cài, kiểu dán, kiểu màng nén. Kiểu sách mỏng là dùng băng keo trung tính dán ảnh lên giấy trung tính màu trắng và dựa theo yêu cầu để viết phụ đề và số phân loại, cuối cùng là thêm bìa, đóng thành sách mỏng. Phương thức này rất có lợi cho việc quản lý sử dụng, giữ gìn an toàn tài liệu ảnh. Màng nén còn gọi là xử lý cán màng, ảnh chạy qua máy cán màng sẽ được phủ một lớp màng mỏng dẻo trong suốt, vừa giúp ảnh không bị tổn hại vừa tránh bị ảnh hưởng bởi các nhân tố bên ngoài, là một phương pháp bảo quản rất tốt. Đóng những hình ảnh đã qua xử lý cán màng lại sẽ thành tài liệu ảnh kiểu màng nén. Kiểu túi cài và kiểu dán rất bất lợi đối với việc bảo quản và sử dụng tài liệu ảnh nên không được thường xuyên sử dụng.

Khai thác tài liệu ảnh

Có rất nhiều phương thức khai thác tài liệu ảnh, trong đó có những phương thức thường dùng dưới đây:

Khai thác tại phòng đọc

Người đọc có thể mượn xem tài liệu ảnh tại phòng đọc. Đây là phương thức khai thác tài liệu ảnh phổ biến nhất.

Phục vụ phục chế

Căn cứ vào nhu cầu của người sử dụng để cung cấp hình ảnh phục chế. Đây là phương thức sử dụng hữu hiệu vừa có lợi đối với việc nâng cao hiệu suất sử dụng vừa thích hợp với việc bảo quản hình ảnh gốc. Có nhiều phương pháp phục chế ảnh như: photocoppy, phim âm bản, quét hình, thu nhỏ, chép đĩa quang… thông qua những phương pháp này chất lượng bản phục chế đạt được sẽ không có khác biệt nhiều so nguyên bản, có thể đáp ứng rất tốt nhu cầu của người sử dụng.

Biên tập xuất bản

Đơn vị lưu giữ tài liệu ảnh có thể căn cứ vào nhu cầu của xã hội để tổ chức biên tập xuất bản tư liệu hình ảnh quy mô lớn. Tài liệu ảnh ở các thời đại khác nhau, nguồn gốc khác nhau xoay quanh một chủ đề nào đó, thông qua phương thức phát hành xuất bản công khai để truyền bá rộng rãi thông tin hồ sơ ra xã hội, thuận lợi cho người sử dụng tiếp cận nguồn hồ sơ.

Triển lãm tài liệu ảnh

Tổ chức các cuộc triển lãm về tài liệu ảnh cũng là một phương thức quan trọng trong phát huy giá trị tài liệu ảnh.

Nguồn

Lược dịch từ “Công tác Văn thư và quản lý tài liệu Lưu trữ”, Ngô Phụng Tường, Hà Thản Dã. Nxb Giáo dục Trung Quốc, 2008, trang 386-392.

Ths. Hoàng Nguyệt