Trung tâm lưu trữ quốc gia I – 55 năm xây dựng và trưởng thành

15:47 03/09/2017 Tin Tổng Hợp

Cách đây 55 năm, ngày 04/9/1962, Hội đồng Chính phủ ban hành Nghị định số: 102-CP thành lập Cục Lưu trữ trực thuộc Phủ Thủ tướng (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước). Theo đó, Kho Lưu trữ Trung ương (tiền thân của Trung tâm Lưu trữ quốc gia I) cũng được thành lập và là đơn vị trực thuộc Cục Lưu trữ. Đây là dấu mốc quan trọng đánh dấu sự ra đời của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và cũng là sự ra đời của Trung tâm Lưu trữ quốc gia I ngày nay.

Trung tâm Lưu trữ quốc gia I khi còn ở trụ sở 31B Tràng Thi, Hoàn Kiếm, Hà Nội và trụ sở hiện nay tại số 18 Vũ Phạm Hàm, Yên Hoà, Cầu Giấy, Hà Nội

Trong suốt 55 năm qua, cùng với sự phát triển của các đơn vị trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Trung tâm Lưu trữ quốc gia I (nay gọi tắt là Trung tâm) hiện nay cũng ngày càng lớn mạnh và trưởng thành về mọi mặt. Nếu ở những ngày đầu thành lập, Kho Lưu trữ Trung ương trước đây chỉ có gần chục cán bộ, công nhân viên chức thì đến nay biên chế chính thức của Trung tâm lên tới 73 người. Viên chức được tuyển dụng vào làm việc tại Trung tâm đều được đào tạo chuyên môn phù hợp với vị trí công tác. Tổ chức bộ máy, chức năng nhiệm vụ của Trung tâm cũng như của các đơn vị thuộc Trung tâm được quy định rõ ràng hơn. Trung tâm đã rất coi trọng việc tổ chức lao động khoa học nhằm đạt được hiệu quả cao trong hoạt động quản lí và hoạt động chung của toàn Trung tâm.

Mặt khác, để có được kết quả ngày càng cao trong hoạt động, Trung tâm nhận được sự quan tâm của Đảng và nhà nước mà trực tiếp là Chính phủ , Bộ Nội vụ và Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Sự đầu tư lớn nhất và quan trọng nhất đối với Trung tâm trong suốt thời gian qua là hoàn thiện xử lí nghiệp vụ đối với khối tài liệu, tư liệu lưu trữ bảo quản tại Trung tâm. Do vậy, từ năm 1993 cho đến nay, Trung tâm đã thực hiện một số đề án chuyên môn quan trọng như:

– “Cấp cứu tài liệu Châu bản, Mộc bản”;
– “Chống nguy cơ huỷ hoại, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả một số phông tài liệu ở các Trung tâm Lưu trữ quốc gia”;
– “Xử lý tài liệu Địa bạ – Hán Nôm”;
– “Sưu tầm tài liệu quí hiếm” và “Nhiệm vụ Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ”.
Cùng với việc tổ chức thực hiện các đề án chuyên môn song song với các nhiệm vụ thường xuyên khác, Trung tâm đã giải quyết được một khối lượng công việc rất lớn và đạt nhiều thành tích đáng kể trong các hoạt động nghiệp vụ cụ thể như sau.

Công tác thu thập và sưu tầm tài liệu

Trung tâm đã tổ chức nhiều đợt công tác về các địa phương để điều tra, thống kê, lập danh mục, tiến hành số hóa, lập bản sao và tổ chức tiếp nhận tài liệu quý hiếm thuộc diện sưu tầm. Từ khi thành lập đến nay, Trung tâm đã thu thập được một khối lượng lớn tài liệu lưu trữ giá trị, gồm:

– Khối tài liệu của các cơ quan, tổ chức của chính quyền cũ thời kì trước 1945 để lại; các bộ sưu tập tài liệu có niên đại thế kỉ XVII – XVIII và tài liệu thuộc thời kỳ phong kiến Việt Nam (chủ yếu từ thời Nguyễn như: Châu bản triều Nguyễn, Địa bạ triều Nguyễn, phông Nha Kinh lược Bắc Kỳ, phông Nha huyện Thọ Xương, Sưu tập Đinh bạ, Sưu tập Vĩnh Linh và Hương Khê);
– Tài liệu lưu trữ hình thành từ hoạt động của các cơ quan, tổ chức trong hệ thống bộ máy chính quyền thuộc địa Pháp ở cấp Liên bang Đông Dương và Bắc Kỳ như: Toàn quyền Đông Dương, Thống sứ Bắc Kỳ và một số cơ quan chuyên môn, Toà sứ các tỉnh Bắc Kỳ; tài liệu của khoảng trên 200 công trình xây dựng về các lĩnh vực thuỷ lợi, giao thông, công nghiệp, dân dụng…;
– Tư liệu lưu trữ viết bằng chữ Hán – Nôm, tiếng Pháp và tiếng Việt (khoảng 20.000 đơn vị)
; – Tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức ở Trung ương sau năm 1945, gồm: các phông tài liệu của các Bộ ngành, tổ chức Đoàn thể ở Trung ương, Khu hành chính đã giải thể, các công trình xây dựng trọng điểm, tài liệu của những cá nhân tiêu biểu,…

Về công tác chỉnh lí tài liệu
Trong nhiều năm qua, tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi bảo quản của Trung tâm Lưu trữ quốc gia I về cơ bản đã được phân loại, chỉnh lí sắp xếp khoa học, cụ thể là:
– Khối tài liệu lưu trữ Hán – Nôm: Toàn bộ tài liệu lưu trữ Hán – Nôm đã được chỉnh lí, biên mục hoàn chỉnh;
– Khối tài liệu lưu trữ tiếng Pháp: Phần lớn các phông tài liệu hành chính tiếng Pháp đã được chỉnh lí; tài liệu của 200 công trình xây dựng đã được chỉnh lí sơ bộ.

Công tác ứng dụng tin học và xây dựng công cụ tra cứu
Từ năm 1987 – 1988, Trung tâm đã tiến hành nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ. Sau nhiều năm thực hiện công tác này, Trung tâm đã đạt được nhiều kết quả, cụ thể là:
– Xây dựng cơ sở dữ liệu thông tin cho khối tài liệu Hán – Nôm, tài liệu Châu bản triều Nguyễn và 46 phông tài liệu tiếng Pháp;
– Số hóa toàn bộ khối Châu bản triều Nguyễn, Địa bạ triều Nguyễn, Nha Kinh lược Bắc Kỳ, Nha huyện Thọ Xương và 6 phông tài liệu lưu trữ tiếng Pháp với số lượng lên tới 6,5 triệu trang văn bản;
– Xây dựng cơ sở dữ liệu cho khối tư liệu lưu trữ tiếng Pháp và tiếng Việt. Với hệ thống công cụ tra cứu và cơ sở dữ liệu về tài liệu lưu trữ hiện có, độc giả có thể tra cứu thông tin tài liệu trên mạng nội bộ của Trung tâm một cách nhanh chóng và thuận tiện.

Công tác Bảo quản tài liệu
Trong 55 năm qua, Trung tâm đã đạt được những thành tựu quan trọng trong lĩnh vực bảo quản tài liệu: – Tổ chức thực hiện thành công việc sơ tán và bảo vệ an toàn tài liệu tại nơi sơ tán và sau đó vận chuyển an toàn tài liệu từ nơi sơ tán về Hà Nội;
– Xây dựng đầy đủ các quy trình xử lí kĩ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ;
– Tổ chức thực hiện thành công dự án “Xây dựng Trung tâm Lưu trữ quốc gia I”. Cuối năm 2009, Trung tâm đã chính thức chuyển cơ quan và tài liệu lưu trữ do Trung tâm quản lý từ trụ sở cũ 31B Tràng Thi, Hoàn Kiếm, Hà Nội về trụ sở mới tại số 18 phố Vũ Phạm Hàm, phường Yên Hòa, quận Cầu Giấy, Hà Nội;
– Thực hiện nghiêm các chế độ bảo quản tài liệu như: vệ sinh tài liệu trong kho; theo dõi nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, thông gió; quản lí chặt chẽ chế độ ra, vào kho và chế độ xuất, nhập tài liệu; tổ chức tập huấn phòng cháy chữa cháy cho viên chức của Trung tâm…

Về công tác giới thiệu phát huy giá trị tài liệu lưu trữ

Nhận thức rõ tài liệu lưu trữ là nguồn tài nguyên quý của dân tộc, là nguồn thông tin có giá trị đặc biệt trong công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, Trung tâm Lưu trữ quốc gia I đã không ngừng nỗ lực thực hiện tốt nhiệm vụ công bố, phát huy giá trị tài liệu và đã đạt được những kết quả rất đáng khích lệ. Đặc biệt, một trong những kết quả quan trọng của công tác này, năm 2014, khối tài liệu Châu bản triều Nguyễn bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I đã được UNESCO công nhận và vinh danh là Di sản Tư liệu thế giới Khu vực châu Á – Thái Bình Dương. Các hoạt động cụ thể gồm:
– Phục vụ hàng chục nghìn lượt độc giả trong và ngoài nước đến nghiên cứu tài liệu tại Trung tâm. Hàng vạn hồ sơ tài liệu đã được đưa ra phục vụ nghiên cứu sử dụng. Trung tâm đã cung cấp cho độc giả hàng trăm nghìn bản sao và chứng thực tài liệu lưu trữ;
– Tổ chức hàng chục cuộc trưng bày, triển lãm về tài liệu lưu trữ với các chủ đề khác nhau, như: Triển lãm “Kiến trúc các công trình xây dựng tại Hà Nội 1875-1945” năm 2009; Triển lãm “Quan hệ Việt Nam-Pháp qua bốn thế kỷ” năm 2013.v.v…;
– Tiếp đón và hướng dẫn hàng nghìn lượt khách tham quan và tìm hiểu về công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ tại Trung tâm;
– Biên soạn và xuất bản nhiều xuất bản phẩm lưu trữ nhằm giới thiệu về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ. Trong số các sản phẩn này, có cuốn “Tổ chức bộ máy các cơ quan trong chính quyền thuộc địa ở Việt Nam qua tài liệu và tư liệu lưu trữ (1862-1945) và “Ấn chương trên Châu bản triều Nguyễn” đạt giải thưởng sách hay và sách đẹp;
– Tổ chức viết hàng trăm bài công bố về công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ đăng trên Tạp chí Văn thư – Lưu trữ Việt Nam, các báo, tạp chí, trang thông tin điện tử trên phạm vi cả nước; xây dựng hàng chục phóng sự, tin bài để tuyên truyền giới thiệu tài liệu lưu trữ trên các kênh truyền hình và Đài Tiếng nói Việt Nam.

Bên cạnh các phương thức phát huy giá trị tài liệu lưu trữ mang tính “truyền thống” nêu trên, trong bối cảnh hiện nay, trước xu thế phát triển của khoa học và công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin, Trung tâm đã bắt đầu nghiên cứu và áp dụng một số phương thức công bố, giới thiệu và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ mới, hiện đại thông qua website, fanpage, facebook, youtube, google, twitter… Điều này không chỉ giúp Trung tâm quảng bá hình ảnh; tuyên truyền, phổ biến, giới thiệu về giá trị tài liệu lưu trữ cũng như nội dung, thành phần tài liệu đang bảo quản mà còn thu hẹp khoảng cách giữa cơ quan lưu trữ với công chúng, giúp công chúng dễ dàng tìm kiếm và tiếp nhận tài liệu lưu trữ một cách nhanh chóng, thuận tiện, góp phần tăng cường hiệu quả công tác phát huy giá trị tài liệu. Đến nay, facebook Trung tâm đã đạt mức kết nối tối đa mà facebook cho phép. Lượt tương tác giữa độc giả với các bài viết là khá cao, mỗi post có 100-200 lượt like, comment, share. Tuy mới thiết lập được hơn một năm nhưng Fanpage của Trung tâm có lượt follow khá cao. Đây cũng thể hiện một hướng đi đúng, đánh dấu sự tiếp cận và hội nhập trong phương thức phát huy giá trị tài liệu ngày càng phong phú và đa dạng của Trung tâm.

Hoạt động của Chi bộ và đoàn thể trong cơ quan
Chi bộ Trung tâm Lưu trữ quốc gia I là chi bộ có số lượng đảng viên đông nhất trong số các chi bộ thuộc Đảng bộ Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Hàng năm chi bộ đều được Đảng ủy cấp trên công nhận là “Chi bộ trong sạch, vững mạnh”, trong đó có nhiều năm là “Chi bộ trong sạch vững mạnh tiêu biểu”.

Tổ chức đoàn thể trong Trung tâm cũng hoạt động nền nếp và sôi nổi, góp phần quan trọng vào việc giáo dục, giúp đỡ, động viên công chức, viên chức trong việc thực hiện nhiệm vụ chính trị, thực hiện chủ trương đường lối của Đảng, pháp luật của Nhà nước và xây dựng tập thể cơ quan đoàn kết, vững mạnh. Các đoàn viên công đoàn và đoàn thanh niên tích cực tham gia hưởng ứng các phong trào hoạt động tình nghĩa; chủ động tổ chức nhiều hoạt động có ý nghĩa như: Tổ chức thi tìm hiểu về ngành Lưu trữ, kỉ niệm ngày Lưu trữ Việt Nam 03/01; tổ chức cho viên chức đi về nguồn, tham quan các di tích lịch sử; tổ chức các ngày lễ cho chị em phụ nữ nhân ngày 08/3, 20/10, thăm hỏi thân nhân gia đình thương binh, liệt sĩ ngày 27/7, thăm hỏi ốm đau,…

Hoạt động hợp tác quốc tế
Hợp tác quốc tế là một yêu cầu khách quan trong hoạt động của Trung tâm, được Trung tâm triển khai theo đúng chức năng, nhiệm vụ như: hợp tác triển lãm tài liệu, hội thảo khoa học, sưu tầm tài liệu quý hiếm ở nước ngoài, trao đổi tài liệu nghiệp vụ, đào tạo, tập huấn và thực tập về lưu trữ… Trung tâm đã giúp Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đăng cai địa điểm tổ chức các hội thảo quốc tế quan trọng về tài liệu lưu trữ và di sản tư liệu như Hội thảo – tập huấn quốc tế “Bảo quản và phát huy giá trị về các di sản tư liệu”, Hội thảo Khoa học quốc tế “Đào tạo cán bộ lưu trữ”. Trung tâm cũng thường xuyên tiếp đón và làm việc với nhiều đoàn đại biểu lưu trữ quốc tế đến thăm và trao đổi công tác.
Đánh dấu thành quả đạt được trong 55 năm hình thành và phát triển, được sự quan tâm của Đảng và Nhà nước cùng với sự chỉ đạo của Phủ Thủ tướng, Ban Tổ chức – Cán bộ của Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) và Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, các thế hệ cán bộ, công nhân viên của Kho Lưu trữ Trung ương trước đây và nay là đội ngũ công chức, viên chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia I đã khắc phục khó khăn, nỗ lực hoàn thành tốt nhiệm vụ trong mọi hoàn cảnh, góp phần xây dựng Trung tâm ngày càng lớn mạnh. Trải quan 55 năm hoạt động, Trung tâm Lưu trữ quốc gia I đã thực sự trở thành một trong những Lưu trữ lịch sử lớn của cả nước, một địa chỉ quen thuộc đối với các nhà nghiên cứu khoa học trong và ngoài nước, các cơ quan, đoàn thể, trường học,…

Với những nỗ lực và đóng góp quan trọng của các thế hệ công chức viên chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia I đã liên tục được Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Bộ Nội vụ tặng Bằng khen “Tập thể lao động xuất sắc”. Trung tâm cũng được trao tặng nhiều danh hiệu cao quý cấp Nhà nước như: 02 lần được tặng thưởng Huân chương Lao động hạng Nhì (năm 1985 và năm 1994), Huân chương Độc lập hạng Ba (năm 2002), Huân chương Độc lập hạng Nhất (năm 2007), Bằng khen của Thủ tướng Chính phủ (năm 2012)./.

Trần Thị Mai Hương – Phó Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia I
Theo Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 8/2017