TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA 1

  • Tiếng Việt
  • Français
  • English

Đà Nẵng: Thực hiện báo cáo thống kê, đánh giá xếp loại công tác văn thư, lưu trữ trực tuyến

17:07 25/12/2015 Tin Tổng Hợp

Để triển khai thực hiện đúng, hiệu quả các quy định của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ, trong thời gian qua thành phố Đà Nẵng đã không ngừng nổ lực, sáng tạo để đưa ra nhiều biện pháp, cách làm mới, trong đó, đặc biệt phải kể đến việc xây dựng và triển khai thực hiện Hệ thống báo cáo thống kê cơ sở, tổng hợp và đánh giá, xếp loại công tác văn thư, lưu trữ trực tuyến (sau đây viết tắt là Hệ thống báo cáo trực tuyến). Hệ thống báo cáo trực tuyến được Sở Nội vụ xây dựng và đưa vào sử dụng từ tháng 12 năm 2015, với 02 nội dung chính là báo cáo trực tuyến thống kê cơ sở, tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ và đánh giá trực tuyến kết quả công tác văn thư, lưu trữ hàng năm của các cơ quan, địa phương.

Từ năm 2005 đến nay, thực hiện Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV, Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV và nay là Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 của Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ, các cơ quan, địa phương của thành phố Đà Nẵng đã thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo thống kê định kỳ hàng năm, song việc báo cáo thống kê cơ sở, tổng hợp về công tác văn thư, lưu trữ vẫn còn một số hạn chế như: Các cơ quan chủ quản chưa đôn đốc kịp thời các đơn vị trực thuộc báo cáo nên có một số cơ quan chủ quản tổng hợp số liệu chung của ngành chưa đầy đủ; một số cơ quan báo cáo trễ so với thời gian quy định; một số cơ quan vẫn nhầm lẫn giữa biểu mẫu báo cáo thống kê cơ sở và biểu mẫu báo cáo thống kê tổng hợp, nội dung là báo cáo thống kê cơ sở nhưng sử dụng biểu mẫu của báo cáo thống kê tổng hợp hoặc ngược lại; báo cáo số liệu về nhân sự làm công tác lưu trữ, tổng số hồ sơ được lập trong năm, thu thập tài liệu vào lưu trữ hiện hành hàng năm, trang thiết bị dùng cho công tác lưu trữ… không chính xác nên không phản ánh được thực tế công tác văn thư, lưu trữ hàng năm tại cơ quan, địa phương.

1. Báo cáo trực tuyến thống kê cơ sở, tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ hàng năm

Đồng thời, việc tổng hợp thủ công các báo cáo thống kê cơ sở của các đơn vị trực thuộc tại các cơ quan chủ quản nhất là đối với các cơ quan có số lượng đơn vị trực thuộc nhiều (trên dưới 30 đơn vị) như: Sở Y tế, Sở Giáo dục và Đào tạo, Phòng Nội vụ các quận, huyện… và việc tổng hợp tại Sở Nội vụ (vừa tổng hợp số liệu báo cáo cơ sở của các cơ quan chủ quản, vừa tổng hợp số liệu báo cáo tổng hợp của từng ngành, quận, huyện) là vô cùng gian nan, vất vả, mất rất nhiều thời gian, công sức.

tin10_1 Giao diện báo cáo thống kê cơ sở

Để khắc phục những hạn chế, vướng mắc nêu trên và tiến tới ứng dụng mạnh công nghệ thông tin, hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ, thành phố Đà Nẵng đã xây dựng thành công Hệ thống báo cáo trực tuyến.

Hệ thống báo cáo trực tuyến được triển khai đồng bộ tại gần 400 cơ quan, đơn vị của thành phố thuộc đối tượng phải báo cáo theo quy định tại Thông tư số 09/2013/TT-BNV. Mỗi cơ quan, đơn vị được cấp một tài khoản để đăng nhập thực hiện báo cáo thống kê cơ sở. Tất cả các số liệu báo cáo của các đơn vị trực thuộc sẽ tự động được tổng hợp thành báo cáo thống kê tổng hợp của ngành, địa phương và chỉ các cơ quan chủ quản, UBND quận, huyện mới được phân quyền để xem, điều chỉnh được báo cáo thống kê tổng hợp và gửi về Sở Nội vụ. Tiếp đó, hệ thống báo cáo trực tuyến tự động tổng hợp số liệu của các ngành, địa phương để báo cáo thống kê tổng hợp của toàn thành phố. Nội dung báo cáo theo đúng các biểu mẫu quy định tại Thông tư số 09/2013/TT-BNV.

2. Đánh giá xếp loại công tác văn thư, lưu trữ trực tuyến

Thực hiện quy định về đánh giá, xếp loại kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hàng năm của thành phố Đà Nẵng, định kỳ vào tháng 01 của năm kế tiếp, các cơ quan, địa phương phải gửi bản giấy báo cáo tự đánh giá kết quả công tác văn thư, lưu trữ trong năm trước đó về Sở Nội vụ. Sở Nội vụ có trách nhiệm tổng hợp, thẩm định kết quả tự đánh giá của các sở, ngành, quận, huyện.

Từ năm 2011 đến năm 2014, việc tự đánh giá của các cơ quan, địa phương và việc tổng hợp của Sở Nội vụ đều phải thực hiện thủ công nên mất rất nhiều thời gian để nhập điểm, cộng điểm. Do đó, để khắc phục những hạn chế này trong việc đánh giá, xếp loại công tác văn thư, lưu trữ hàng năm, từ năm 2015, Sở Nội vụ đã xây dựng và triển khai đánh giá, xếp loại trực tuyến kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hàng năm trên Hệ thống báo cáo trực tuyến.

Nội dung đánh giá trên Hệ thống báo cáo trực tuyến theo đúng các tiêu chí quy định trong Bộ tiêu chí đánh giá, xếp loại công tác văn thư, lưu trữ của thành phố. Cũng tương tự như việc báo cáo trực tuyến thống kê cơ sở, tổng hợp, điểm của từng tiêu chí sẽ được cơ quan nhập vào Hệ thống báo cáo trực tuyến và được tự động tổng hợp, gửi về Sở Nội vụ theo đúng thời gian quy định. Hệ thống báo cáo trực tuyến sẽ tự động tổng hợp điểm của tất cả các sở, ngành, quận, huyện.

Để triển khai Hệ thống báo cáo trực tuyến, ngày 10 tháng 12 năm 2015, Sở Nội vụ đã tổ chức tập huấn Hệ thống báo cáo thống kê cơ sở, tổng hợp và đánh giá, xếp loại công tác văn thư, lưu trữ trực tuyến. Tại lớp tập huấn, công chức, viên chức của 58 đầu mối cơ quan chủ quản đã được nghe lãnh đạo Chi cục Văn thư – Lưu trữ hướng dẫn các thao tác sử dụng, nội dung, các tính năng, những lưu ý khi sử dụng… và nhận văn bản hướng dẫn các nội dung để triển khai hiệu quả Hệ thống báo cáo trực tuyến. Đặc biệt, ứng với từng nội dung bài giảng, các học viên đã dùng máy vi tính xách tay để thao tác Hệ thống báo cáo trực tuyến trực tiếp tại lớp tập huấn. Sau lớp tập huấn, các cơ quan chủ quản có trách nhiệm triển khai đến các đơn vị trực thuộc. 

tin10_2

Toàn cảnh lớp tập huấn

Đồng thời, tại Hệ thống báo cáo trực tuyến còn có các tính năng như: Hệ thống báo cáo trực tuyến có thêm tính năng thống kê danh sách những cơ quan, đơn vị nào đã báo cáo, chưa báo cáo, từ đó giúp cơ quan chủ quản, cơ quan quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ biết và chủ động đôn đốc. Đồng thời, hết thời gian báo cáo, đánh giá theo quy định, Hệ thống báo cáo trực tuyến sẽ tự động khóa lại và các cơ quan, địa phương không thể cập nhật thông tin. Do đó, để có báo cáo gửi về cơ quan chủ quản và Sở Nội vụ, các cơ quan, đơn vị phải thực hiện báo cáo trên Hệ thống báo cáo trực tuyến theo đúng thời gian quy định và những đơn vị nào không báo cáo sẽ bị trừ điểm khi đánh giá, xếp loại hàng năm. Đồng thời, Hệ thống báo cáo trực tuyến cũng kiểm soát, khống chế số liệu báo cáo, đánh giá. Theo đó, số liệu của các tiêu chí nhỏ trong từng nội dung khi cộng lại nếu cao hơn điểm tổng của nội dung thì Hệ thống báo cáo trực tuyến sẽ tự động báo lỗi và buộc các cơ quan, địa phương phải kiểm tra lại số liệu, vì thế sẽ giúp số liệu báo cáo, đánh giá được chính xác.

Tin tưởng rằng với việc triển khai và thực hiện hiệu quả Hệ thống báo cáo trực tuyến sẽ thay thế việc báo cáo bằng giấy truyền thống và giúp các cơ quan, địa phương thuộc thành phố Đà Nẵng thực hiện báo cáo thống kê cơ sở, tổng hợp và tự đánh giá, xếp loại công tác văn thư, lưu trữ hàng năm hiệu quả, đảm bảo chất lượng, số liệu chính xác, thực hiện đúng thời gian quy định, tiết kiệm thời gian tổng hợp.

Thùy Dung

(Theo: noivu.danang.gov.vn)

Liên Hệ Phòng Đọc

Điện thoại:(84-4) 37822545 - Ext: 208

Email:salledelecture1@gmail.com

Yahoo:

Skype:

456336 truy cập

72 trực tuyến

Liên kết Website

© Trung tâm Lưu Trữ Quốc Gia I
Số giấy phép: 173/GP-TTDT, cấp ngày: 10/12/2015
Chịu trách nhiệm: Ths. Trần Thị Mai Hương - Phó Giám đốc thường trực Trung tâm Lưu trữ quốc gia I
Địa chỉ: 18, Vũ Phạm Hàm, Yên Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội
Điện thoại: 04.37822545; Fax: 04.38255614