Năm 2016 thành phố Đà Nẵng triển khai thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ

16:14 31/01/2016 Tin Tổng Hợp

Để tiến tới lưu trữ điện tử, hiện đại hóa công tác lưu trữ và tạo thuận lợi cho việc bảo quản, quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, từ năm 2016, các sở, ngành, Văn phòng UBND các quận, huyện thuộc thành phố Đà Nẵng sẽ triển khai số hóa tài liệu lưu trữ giấy.

Để chuẩn bị cho các cơ quan thực hiện số hóa tài liệu, năm 2015, thành phố Đà Nẵng đã đầu tư kinh phí xây dựng Phần mềm công tác lưu trữ dùng chung của thành phố (sau đây viết tắt là Phần mềm lưu trữ). Sở Nội vụ được giao chủ trì xây dựng Phần mềm lưu trữ, áp dụng chung cho các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thành phố. Phần mềm lưu trữ được xây dựng với đầy đủ các thông tin, tính năng về nghiệp vụ công tác lưu trữ như: Quản lý thông tin về người phụ trách, người làm lưu trữ của từng cơ quan; quản lý toàn bộ thông tin về tài liệu, về diện tích, trang thiết bị trong kho lưu trữ; tất cả các văn bản sẽ được quét, đính kèm file lên Phần mềm lưu trữ và quản lý theo từng văn bản, từng hồ sơ, từng phông; hỗ trợ thực hiện giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử; quản lý việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị; khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; nhập, xuất tài liệu trong kho lưu trữ; kết xuất thông tin về: tài liệu, trang thiết bị trong kho; mục lục văn bản của từng hồ sơ, mục lục hồ sơ của từng phông lưu trữ, danh mục tài liệu hết giá trị, danh mục tài liệu bảo quản có thời hạn, danh mục tài liệu bảo quản vĩnh viễn; sổ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, sổ nhập, sổ xuất tài liệu; tìm kiếm theo văn bản, hồ sơ…

Với mục tiêu cụ thể đặt ra là thông qua việc số hóa tài liệu lưu trữ giấy, sẽ kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ, bảo quản, bảo hiểm tài liệu lưu trữ lâu dài và cung cấp tài liệu lưu trữ nhanh chóng, chính xác, tiện lợi; người sử dụng tài liệu không phải gắn mình vào một không gian nhất định của một phòng đọc khi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, tạo sự tối ưu cho việc quản lý, sử dụng, UBND thành phố đã cấp kinh phí cho các sở, ngành, Văn phòng UBND các quận, huyện thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ trong năm 2016.

Để việc thực hiện số hóa đạt kết quả, ngay từ tháng 01 năm 2016, Sở Nội vụ đã tổ chức họp với các cơ quan được cấp kinh phí để triển khai số hóa tài liệu trong năm 2016. Tài liệu đưa ra số hóa ưu tiên số hóa những tài liệu đã chỉnh lý, có giá trị bảo quản từ 20 năm trở lên và thường xuyên được cơ quan khai thác, sử dụng. Đồng thời, trong tháng 2 và tháng 3 năm 2016, Sở Nội vụ sẽ tổ chức từ 2 đến 3 lớp tập huấn sử dụng Phần mềm lưu trữ đến các cơ quan, địa phương.

Toàn cảnh buổi làm việc giữa Sở Nội vụ và các cơ quan về triển khai số hóa

tài liệu lưu trữ giấy năm 2016

Hơn nữa, thực hiện Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2016 của thành phố Đà Nẵng, năm 2016, Sở Nội vụ sẽ chủ trì xây dựng Đề án số hóa tài liệu lưu trữ giai đoạn 2016 – 2020 để các cơ quan, địa phương tiếp tục thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ giấy.

Có thể nói, đây là những kết quả ban đầu đạt được và là tiền đề để thành phố Đà Nẵng thực hiện thành công việc lưu trữ tài liệu điện tử trong thời gian đến./.

Thùy Dung 

(Theo noivu.danang.gov.vn)