TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA 1

  • Tiếng Việt
  • Français
  • English

Phát huy giá trị tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I – nhìn từ phản hồi của công chúng

5:48 01/04/2019

Trong những năm gần đây, công tác bảo quản cũng như các hoạt động xử lý nghiệp vụ chỉnh lý, sắp xếp đối với các tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I đã tương đối ổn định. Cùng với đó là xu thế phát triển chung của đất nước cũng như nhu cầu tiếp cận thông tin ngày càng cao của xã hội. Chính vì thế, làm thế nào để đưa tài liệu lưu trữ đến gần hơn với công chúng trở thành một trong những mục tiêu quan trọng của Trung tâm.

Bên cạnh đó, trong thời gian qua, Trung tâm Lưu trữ quốc gia I nhận được nhiều ý kiến phản hồi từ công chúng, trong đó có nhiều ý kiến mong muốn được tiếp cận tài liệu từ xa.

01.04_001

Các phương thức đưa tài liệu đến công chúng hiện được sử dụng chủ yếu tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I

Khai thác tài liệu từ xa

Gần đây, thủ tục hành chính trong lĩnh vực khai thác sử dụng tài liệu giản tiện hơn. Độc giả được nghiên cứu tài liệu ngay sau khi gửi yêu cầu.

Theo thống kê của Trung tâm Lưu trữ quốc gia I, trong 6 năm trở lại đây, từ 2012 đến 2018, trung bình mỗi năm số lượng độc giả đến khai thác sử dụng tài liệu tại Phòng Đọc là khoảng 1.500 lượt, đột biến một số năm là trên 2.000 lượt, so với giai đoạn trước tăng khoảng 200%.

Số lượng yêu cầu khai thác và cung cấp bản sao, chứng thực tài liệu, tư liệu cũng tăng theo từng năm. Có thể so sánh số liệu năm 2012 và năm 2018 như sau: 

 

Năm 2012

Năm 2018

Số lượng tài liệu, tư liệu yêu cầu sử dụng

4.729 đơn vị

9.146 đơn vị

(trong đó ½ là khai thác tài liệu điện tử)

Số lượng tài liệu yêu cầu sao chụp

31.000 trang

57.745 trang

(trong đó ¾ là sao in từ tài liệu điện tử)

Lượng người quan tâm có nhu cầu khai thác tài liệu từ xa tăng nhanh chóng, không ít người thông qua fanpage Trung tâm đề nghị được khai thác tài liệu từ xa, có những người còn mong muốn được tra cứu danh mục tài liệu qua mạng internet.

01.04_002

Nhiều người mong muốn được khai thác tài liệu từ xa

Xuất bản rộng rãi các ấn phẩm lưu trữ

Biên soạn, xuất bản các ấn phẩm công bố giới thiệu tài liệu lưu trữ là công việc khá thường xuyên trong những năm gần đây của Trung tâm Lưu trữ quốc gia I. Nhiều ấn phẩm do Trung tâm biên soạn đã tạo được dấu ấn rất tốt trong xã hội. Có cuốn sách được nhận giải Sách hay, Sách đẹp do Bộ Thông tin và Truyền thông, Hội Xuất bản Việt Nam, Hội đồng Giải thưởng Sách Quốc gia tổ chức; đặc biệt các cuốn sách Giáo dục thời Pháp thuộc qua tài liệu lưu trữ (1862-1945), Địa danh làng xã Việt Nam qua tài liệu Địa bạ triều Nguyễn (Tập 1 – Bắc Kỳ) và Cải lương hương chính qua tài liệu và tư liệu lưu trữ được giới nghiên cứu và công chúng đặc biệt quan tâm. Tuy nhiên, số lượng ấn phẩm có hạn nên nhiều người ở xa có nhu cầu vẫn chưa thể tiếp cận được.

Qua fanpage, chúng tôi nhận được khá nhiều phản hồi của người quan tâm như: muốn mua ấn phẩm lưu trữ Trung tâm ngay tại địa phương mình sinh sống và làm việc; nên đưa ấn phẩm điện tử lên web Trung tâm để người quan tâm có thể mua qua đây…

01.04_003

Nhu cầu tiếp cận ấn phẩm lưu trữ từ xa

Cập nhật sớm và cụ thể hơn về các triên lãm

Có thể khẳng định những cuộc triển lãm tài liệu lưu trữ ngày càng thu hút nhiều sự quan tâm của các nhà nghiên cứu, báo chí. Từ 2009 đến nay, Trung tâm thực hiện và phối hợp thực hiện 25 cuộc triển lãm.

Đặc biệt năm 2017, lần đầu tiên triển lãm “Kiến trúc Pháp trong lòng Hà Nội” được đưa ra Phố Sách Hà Nội. Tiếp theo đầu năm 2018 triển lãm “Khoa cử xưa trong Di sản tư liệu thế giới” sau khi trưng bày tại Văn Miếu-Quốc Tử giám đã được đưa ra phố đi bộ bên bờ Hồ Hoàn Kiếm. Đây là một cách làm khá mới đối với các cơ quan Lưu trữ và nhận được những phản hồi tích cực từ công chúng. Có thể nhận thấy việc đưa tài liệu lưu trữ ra trưng bày rộng rãi trên phố đã tiếp cận được đến công chúng nhiều hơn.

Nhiều triển lãm được phối hợp tổ chức tại nhiều nơi trên cả nước cũng góp phần quảng bá tài liệu lưu trữ rộng rãi hơn.

Triển lãm Hoài niệm Hà Nội phố vừa qua với thiết kế ấn tượng đã nhận được nhiều phản hồi tích cực. Tuy nhiên, theo quan sát và nhận định của một số báo là triển lãm“hay nhưng còn vắng”. Điều này đặt ra vấn đề làm thế nào để cuộc triển lãm tại Trung tâm thu hút người xem nhiều hơn nữa.

Tăng cường cập nhật thông tin lên mạng xã hội và báo chí

Những năm gần đây, cùng với sự phát triển vượt bậc của công nghệ thông tin dẫn đến sự bùng nổ các phương tiện truyền thông mới như báo điện tử, mạng xã hội… Thói quen tiếp nhận thông tin của công chúng cũng vì thế thay đổi.

Vì vậy, năm 2016, Trung tâm xây dựng trang thông tin điện tử riêng và fanpage để tuyên truyền giới thiệu tài liệu. Sau 2 năm thiết lập và đi vào hoạt động, năm 2018, website đạt 2 triệu lượt view, lượt theo dõi các mạng xã hội vượt 500% so với 2017. Hiện nay fanpage Trung tâm có gần 12.000 người theo dõi.

Bài viết, clip, tin tức luôn được cập nhật đều đặn kịp thời. Tuy nhiên, tài liệu bảo quản tại Trung tâm hình thành trước 1945 nên nội dung tài liệu hầu như không gắn liền các ngày kỷ niệm lịch sử của đất nước. Đây cũng là một khó khăn của trang fanpage Trung tâm.

Việc đăng bài giới thiệu tài liệu và thông tin về các sự kiện của Trung tâm trên các báo được duy trì thường xuyên. Chúng tôi cũng nhận được những ý kiến đóng góp bổ ích từ các nhà báo, như việc tuyên truyền quảng bá các sự kiện triển lãm, cần nhấn mạnh về những tài liệu đặc sắc sẽ đưa ra triển lãm bên cạnh những thông tin ngày giờ khai mạc đơn thuần

Một số giải pháp

Ý kiến phản hồi của công chúng sẽ là những đóng góp quý giá để Trung tâm Lưu trữ quốc gia I xây dựng kế hoạch phát huy giá trị tài liệu trong thời gian tới hiệu quả hơn, cụ thể:

– Coi độc giả là “khách hàng”, chủ động thông tin đến độc giả.

– Với lượng độc giả người nước ngoài đông đảo, phần mềm tra cứu cơ sở dữ liệu tại Phòng Đọc và website của Trung tâm nên có thêm bản tiếng Anh hoặc tiếng Pháp.

– Cập nhật thông tin lên trang thông tin điện tử và fanpage một cách thường xuyên, kịp thời.

– Phát hành rộng rãi ấn phẩm lưu trữ để những người ở xa cũng có thể tiếp cận được.

– Bài công bố giới thiệu tài liệu, ngoài đăng trên các trang của ngành, cần chú ý đăng trên các báo, tạp chí – nơi có đối tượng độc giả đông đảo.

– Việc thông tin tuyên truyền về triển lãm cần thưc hiện sớm và liên tục. Nội dung thông tin cần có thêm cả những bài viết nhấn mạnh về những tài liệu đặc sắc nào sẽ được đưa ra triển lãm.

– Tuyên truyền và gửi giấy mời tham dự triển lãm đến tập thể giảng viên và sinh viên, nhất là những ngành Văn  Hóa, Lịch sử, Du lịch, Lưu trữ, …

– Phát tờ rơi giới thiệu triển lãm tại những khu vực đông người qua lại.

– Đảm bảo độ chính xác khi đưa thông tin tài liệu lưu trữ lên bài viết, sách, triển lãm…

Ngoài những giá trị vốn có, chính công chúng – những người đưa tài liệu lưu trữ vào cuộc sống sẽ làm tăng thêm giá trị cho tài liệu. Chúng tôi hy vọng việc hiện thực hóa những mong muốn của độc giả gần xa trong thời gian tới sẽ giúp cho quý vị tiếp cận tài liệu lưu trữ một cách nhanh chóng, kịp thời và thuận tiện hơn.

Hồng Nhung

Liên Hệ Phòng Đọc

969472 truy cập

25 trực tuyến

Liên kết Website

© Trung tâm Lưu Trữ Quốc Gia I
Số giấy phép: 173/GP-TTDT, cấp ngày: 10/12/2015
Chịu trách nhiệm: Ths. Trần Thị Mai Hương - Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia I
Địa chỉ: Sô 5 Vũ Phạm Hàm, Yên Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội
Điện thoại: 04.37822545; Fax: 04.38255614