TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA 1

  • Tiếng Việt
  • Français
  • English

Lưu trữ thế giới và những bài học kinh nghiệm quý giá (kỳ 1)

3:34 23/03/2016

Lưu trữ Anh với kho lưu trữ tự động hiện đại; Lưu trữ Mỹ ứng dụng mạng xã hội đem tài liệu lưu trữ đến gần hơn với công chúng; Australia kết hợp khéo léo Lưu trữ với Giáo dục, công tác phòng cháy của Thư viện và Lưu trữ Canada; Lưu trữ Đức với kỹ thuật tu bổ tài liệu độc đáo… là những bài học kinh nghiệm quý giá không thể bỏ quá, rất đáng để các nước tham khảo và học hỏi.

  1. Lưu trữ Anh

Kho Lưu trữ hiện đại

Kho lưu trữ Boston Spa của Thư viên Anh ở hạt West Yorkshire mới xây dựng đã thể hiện nhiều điểm tiến bộ vượt trội, có thể nói là thuộc diện hiện đại nhất thế giới hiện nay về ý tưởng và kỹ thuật. Thư viện này nằm cách Luân Đôn chừng 300 km về phía Bắc, nằm giữa hai thành phố lớn York và Leeds, được xây dựng năm 2008, dài 84m, rộng 42m, cao 24m. Toàn bộ kho sách nằm trong một môi trường kín ít Oxy. Nhiệt độ là 16±1℃ và độ ẩm là 52±5%RH, hàm lượng Oxy là 15% và hàm lượng Nito là 85%. Giá để sách báo rất đồ sộ. Trong kho sử dụng hệ thống quản lý tự động, có 140000 tủ nhựa, chiều dài uốn cong 262 km. Ưu điểm của kho lưu trữ này là: thứ nhất, khả năng phòng tránh hỏa hoạn cao, trong môi trường thiếu Oxy như vậy, tốc độ lan rộng của đám cháy là rất chậm; thứ hai, do kín gió, môi trường trong kho được đảm bảo nên chi phí bảo dưỡng tương đối thấp; thứ ba, trong môi trường thiếu Oxy, quá trình “lão hóa” tài liệu bị chậm lại; thứ tư, môi trường đóng kín với hệ thống quản lý tự động làm tăng thêm tính chính xác và hiệu quả của việc quản lý tài liệu, tránh được những lỗi do con người tạo ra như vận chuyển ra vào, mất mát, sai vị trí. Mặc dù loại kho lưu trữ hiện đại này đòi hỏi đầu tư nhiều kinh phí nhưng tính chuyên nghiệp cũng như ý tưởng cải tạo môi trường không khí, quản lý tự động… thì không thể bỏ qua, rất đáng để các nước tham khảo.

 

1

ảnh minh hoạ

Nguồn: Internet

 

Chú trọng vấn đề tiết kiệm năng lượng

Lưu trữ Quốc gia Anh vô cùng coi trọng vấn đề tiết kiệm năng lượng, nỗ lực áp dụng các biện pháp để giảm thiểu mức tiêu thụ năng lượng. Chẳng hạn như hệ thống điều hòa không khí vận hành khoa học, sử dụng màn hình LED, đèn LED, bố trí các phòng trong kho hợp lý tận dụng ánh sáng khu vực hành lang… Tiêu thụ năng lượng năm 2008 Thư viện của Anh khoảng 3,5 triệu bảng Anh, khí thải carbon là 20.700 tấn. Đến năm 2010, chi phí năng lượng là 2,9 triệu bảng Anh và khí thải carbon là 18.000 tấn. Hiệu quả tiết kiệm năng lượng là rất rõ ràng. Nhiệt độ và độ ẩm tiêu chuẩn trong kho Lưu trữ quốc gia Anh được quy định là 16 ± 1 ℃ và 50 ± 5%. Để từng bước đạt được mục đích là tiết kiệm năng lượng, trong ngành cũng đang nghiên cứu tiêu chuẩn mới về nhiệt độ, độ ẩm trong kho. Tiêu chuẩn nhiệt độ, độ ẩm trong kho tài liệu Lưu trữ Quốc gia Anh có khả năng sẽ được điều chỉnh giảm xuống là 13-20℃ và 30%-60%.

Tăng cường các biện pháp dự phòng trong công tác bảo quản

Ngoài việc tăng cường áp dụng các điều kiện như theo dõi nhiệt độ, độ ẩm trong kho… Lưu trữ Anh chú ý đến cả nghiên cứu công tác dự phòng trong bảo quản tài liệu và thực hiện các biện pháp quản lý tổng hợp, bao gồm cả việc phát triển các kế hoạch dự phòng, đánh giá rủi ro, quản lý hồ sơ, quan trắc môi trường, quản lý dịch hại, các tiêu chuẩn bảo quản và xây dựng chiến lược bảo vệ …

Lấy Thư viện Anh làm ví dụ, để bảo quản tài liệu an toàn lâu dài, họ đã thực hiện nhiều biện pháp. Họ cho rằng, hơn 100 triệu tài liệu trên nhiều hình thức ghi tin khác nhau đang phải đối mặt với cùng một vấn đề, đó là bảo vệ an toàn tài liệu. Đứng trước nguy cơ thách thức đe dọa nguồn tài liệu, việc tiến hành đánh giá là cơ sở quyết định việc bảo vệ an toàn tài liệu. Họ áp dụng tổng hợp nhiều biện pháp, đó là: điều tra các loại nguy cơ,  đánh giá mức độ rủi ro và tích lũy kinh nghiệm. Áp dụng mô hình đánh giá mức độ rủi ro(AS/NZ 4300∶2004), họ đã tổng kết 10 loại rủi ro mà tài liệu lưu trữ hay phải đối mặt là: tác động cơ học, trộm cắp hoặc cố ý phá hoại, lửa, nước, côn trùng, vi sinh vật, bức xạ, nhiệt độ, độ ẩm, kỹ thuật quản lý yếu kém (lỗi thư mục, nhãn sai, tài liệu đặt không đúng chỗ, ​​xử lý không đúng…). Vận dụng mô hình đánh giá mức độ rủi ro trên. Họ đã rút ra kết luận là: Nguy cơ chủ yếu đối với Lưu trữ quốc gia Anh hay chính là nhiệt độ, độ ẩm. Trong khi đó nguy cơ đối với Thư viện Anh lại là vấn đề an ninh và quản lý trong quá trình sử dụng.

Lưu trữ Anh ý thức rất rõ về việc ứng phó với thiên tai và cũng đã xây dựng đề án ứng phó với các nguy cơ rất tỉ mỉ. Nó còn được phản ánh trong ý thức và hành động của các nhân viên lưu trữ. Đối với các đoàn tham quan, người hướng dẫn của Lưu trữ quốc gia Anh luôn nhớ một điều là: trước hết chỉ cho các du khách biết cửa thoát hiểm. Khi có sự cố như hỏa hoạn xảy ra, việc trước tiên là phải sơ tán và tất cả các du khách đều phải biết cách sử dụng cửa thoát hiểm khẩn cấp.

  1. Lưu trữ quốc gia Hoa Kỳ – Ứng dụng mạng xã hội trong phát huy giá trị tài liệu lưu trữ

Tại Mỹ, nhu cầu sử dụng mạng trong đó có các trang mạng xã hội đang gia tăng từng năm. Theo khảo sát của công ty Pew Internet and Amercian Life Project năm 2012 về hai vấn đề “Mạng xã hội với cuộc sống của chúng ta” và “Vì sao người Mỹ sử dụng mạng xã hội?”, kết quả cho thấy 79% người Mỹ trưởng thành sử dụng Internet, trong đó có 66% số người sử dụng mạng xã hội.

 

2

ảnh minh họa

Nguồn: Internet

Về phương diện ứng dụng mạng xã hội của Chính phủ. Tháng 3/2012, báo cáo của Trung tâm nghiên cứu quốc hội Mỹ đã chỉ ra: Chỉ riêng tháng 6/2011 có 23/24 cơ quan liên bang đăng ký tài khoản Facebook, Twitter và YouTube. Mỗi cơ quan nội các tổng thống cũng đều đăng ký ít nhất một tài khoản Twitter. Cuộc khảo sát 3000 quan chức liên bang cho thấy người dùng Facebook chiếm tới ¼ tổng số.

Từ thường dân đến nguyên thủ quốc gia đều bị hấp dẫn bởi các trang mạng xã hội. Điều đáng nói đến là Tổng thống Mỹ Barack Obama cũng là một fan hâm mộ của mạng xã hội. Ông chính là người đã thúc đẩy việc sử dụng các phương tiện truyền thông trong Nhà Trắng và các cơ quan Chính phủ. Trong bản ghi nhớ mà văn phòng Chính phủ tiết lộ, ông đã từng công khai kêu gọi các cơ quan hành chính khai thác công nghệ mới, đem công tác nghiệp vụ công bố trên mạng cho công chúng được biết. Đồng thời qua đó lắng nghe phản hồi từ đông đảo mọi người trên cộng đồng mạng… Một cuộc thăm dò cho thấy điều này đã nhận được sự ủng hộ của đông đảo mọi người.

Cục Lưu trữ quốc gia Hoa Kỳ từ trước đến nay vẫn luôn coi trọng công tác tuyên truyền về côngg tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ. Họ đưa ra tư tưởng chỉ đạo trong công tác tuyên truyền là phải tăng cường sự nhận thức của toàn xã hội về tài liệu lưu trữ.

Nhiều năm trở lại đây, những cán bộ làm công tác tuyên truyền lưu trữ vẫn nỗ lực phát huy ưu thế vốn có của nguồn tài liệu lưu trữ, đem tài liệu lưu trữ đến với công chúng bằng nhiều hình thức như tổ chức triển lãm, biên tập, xuất bản các tập san chuyên đề, xuất bản sách… Những hoạt động tuyên truyền này đã giới thiệu được các giá trị của tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ, tăng cường sự hiểu biết xã hội về lưu trữ, xây dựng được nhịp cầu giao lưu giữa cơ quan lưu trữ với công chúng, thúc đẩy cho sự phát triển và khai thác nguồn tài liệu lưu trữ. Nhưng để công tác tuyên truyền được đẩy mạnh hơn nữa, Lưu trữ quốc gia Hoa Kỳ đã nghĩ đến việc ứng dụng mạng xã hội vào công tác lưu trữ. Năm 2009 Lưu trữ quốc gia Hoa Kỳ tiến hành điều tra và nghiên cứu sâu việc triển khai các vấn đề như quan hệ giữa lưu trữ với mạng xã hội, làm thế nào để ứng dụng công nghệ của thời đại web 2.0 vào quản lý tài liệu lưu trữ?…

Căn cứ vào những quy định liên quan, Lưu trữ quốc gia Hoa Kỳ yêu cầu việc sử dụng mạng xã hội để công bố tài liệu lưu trữ (thông tin của Chính phủ) phải tuân thủ pháp luật, quy định và các chính sách về việc quản lý tài liệu lưu trữ của Mỹ do nhân viên quản lý tài liệu lưu trữ, người quản lý mạng xã hội, nhân viên kỹ thuật, nhân viên bảo vệ an ninh thông tin và bảo vệ sự riêng tư cá nhân cùng với các thành viên khác có liên quan đảm nhận trách nhiệm công bố và quản lý thông tin.

Đồng thời với sự hướng dẫn chỉ đạo của chính quyền liên bang và Nhà Trắng, Cục Lưu trữ Hoa Kỳ đã trở thành cơ quan dẫn đầu về ứng dụng mạng xã hội vào nghiệp vụ. Obama nói: “Công khai không chỉ có ý nghĩa là hướng đến người dân Mỹ công bố thông tin về việc chúng tôi thực hiện những quyết sách như thế nào mà nó còn có ý nghĩa sâu xa hơn là: không có gì là công chúng không biết…”. Cục Lưu trữ cho rằng: Cục lưu trữ có trách nhiệm cống hiến cơ hội, tài trí cho công dân. Họ sẽ khai thác, sử dụng mạng xã hội vào việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.

Việc ứng dụng mạng xã hội vào công tác lưu trữ làm cho tốc độ lan truyền và sức ảnh hưởng của Lưu trữ đạt hiệu quả rõ rệt, đúng như tinh thần trong khẩu hiệu của trang web Lưu trữ Hoa Kỳ là: “Hãy để cho lưu trữ quốc gia chia sẻ tri thức và trí tuệ với tất cả mọi người”.

Sáng kiến này đã mang lại kết quả hết sức tốt đẹp. Theo thống kê của Lưu trữ quốc gia Hoa kỳ, trong vòng hai tuần kể từ khi chính thức ra mắt, trang web đã thu hút được sự quan tâm chú ý của đông đảo mọi người. Đối với tài liệu lưu trữ có ngôn ngữ không phải là tiếng Anh, trang web trên không chỉ cung cấp chú thích mà còn cung cấp cả bản dịch chuẩn.

Tháng 5/2011 Lưu trữ quốc gia Hoa Kỳ lần đầu tiên đã tạo ra trang “Wikipedia” của mình. Tính đến tháng 8/2012 đã có hơn 90.000 bản sao của các tài liệu lưu trữ đã được tải lên trang “Wikipedia” để chia sẻ. Cục trưởng Cục Lưu trữ quốc gia Hoa Kỳ từng nhận định: “Trang web của chúng tôi có một mục vô cùng hấp dẫn là “Lưu trữ hôm nay trong lịch sử”, người dùng Apple và Android có thể tải được. Sản phẩm từ khi ra mắt đến nay đã có tới 50.000 lượt tải về. Diễn đàn của Tumber cũng thu hút được sự chú ý của hơn 250.000 người”. Trong vòng 8 tiếng kể từ khi hình ảnh trang chủ “Wikipedia” của chúng tôi xuất hiện trên mạng đã có một lượng người xem đáng kinh ngạc, con số lên tới 4.000.000 lượt người! Số lượt truy cập tăng nhanh như tên lửa cho thấy trang “Wikipedia” này có sức hấp dẫn như thế nào.

Việc ứng dụng mạng xã hội vào công tác nghiệp vụ của Lưu trữ quốc gia Hoa Kỳ đã mở ra nhiều triển vọng. Thực tiễn này là điều đáng để lưu trữ các nước suy nghĩ và học tập.

Tài liệu tham khảo:

1. 新环境下的英国档案保护技术工 作, http://www.da.gd.gov.cn

2. 美国国家档案馆:用社交媒体打造档案文化传播的新平台,http://www.zgdazxw.com.cn

3. 加拿大国家图书档案馆与火灾警示日的渊源, http://www.saac.gov.cn

4. 澳大利亚国家档案馆教育资源体验记, http://www.saac.gov.cn

5.  德国档案工作见闻, http://www.saac.gov.cn

(còn nữa)

HỒNG NHUNG

Liên Hệ Phòng Đọc

Điện thoại:(84-4) 37822545 - Ext: 208

Email:salledelecture1@gmail.com

Yahoo:

Skype:

187044 truy cập

78 trực tuyến

Liên kết Website

© Trung tâm Lưu Trữ Quốc Gia I
Số giấy phép: 173/GP-TTDT, cấp ngày: 10/12/2015
Chịu trách nhiệm: Ths. Hà Văn Huề - Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia I
Địa chỉ: 18, Vũ Phạm Hàm, Yên Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội
Điện thoại: 04.37822545; Fax: 04.38255614