Lưu trữ quốc gia Nhật Bản – đôi điều cảm nhận

9:50 07/07/2016

Tháng 11 năm 2015 tôi được đến Nhật Bản theo lời mời của Đại học Tổng hợp Gakushuin – Tokyo để tham dự một hội thảo do Đại học Gakushuin tổ chức. Trong chương trình chuyến công tác 4 ngày tại Nhật Bản, ngoài việc tham dự Hội thảo chúng tôi còn được mời tham gia một số hoạt động khoa học và tham quan Lưu trữ quốc gia Nhật Bản, một nơi khá đẹp và yên tĩnh. Đến đây cảm nhận đầu tiên của chúng tôi là sự chuyên nghiệp và thái độ làm việc nghiêm túc.

Nhật Bản là một quốc gia hải đảo nằm trong Thái Bình Dương, thuộc khu vực Đông Bắc Á. Nói đến Nhật Bản người ta nghĩ ngay đến một đất nước luôn kiên cường trước mọi sóng gió thiên tai với những con người luôn nhẫn nại và tính kỷ luật rất cao. Thật may mắn khi tháng 11 năm 2015 tôi được đến Nhật Bản theo lời mời của Đại học Tổng hợp Gakushuin – Tokyo để tham dự một hội thảo do Đại học Gakushuin tổ chức.

Trong chương trình chuyến công tác 4 ngày tại Nhật Bản, ngoài việc tham dự Hội thảo chúng tôi còn được mời tham gia một số hoạt động khoa học và tham quan Lưu trữ quốc gia Nhật Bản, một nơi khá đẹp và yên tĩnh. Đến đây cảm nhận đầu tiên của chúng tôi là sự chuyên nghiệp và thái độ nghiêm túc trong công việc của từng bộ phận.

Đón tiếp chúng tôi tại sảnh chính là chị Yumiko Ohara, chuyên viên của bộ phận lễ tân và hợp tác quốc tế. Trong khi chờ đến giờ hẹn làm việc với ngài Cục trưởng Lưu trữ quốc gia Nhật bản, chị Yumiko dẫn chúng tôi tham quan một triển lãm đang được tổ chức tại khu trưng bày nằm ngay trong khuôn viên tại tầng trệt của tòa nhà có tên Triển lãm các tài liệu lịch sử quý. Khu trưng bày khá giản dị, tuy nhiên ấn tượng không nằm ở độ hoành tráng của khu trưng bày hay ở quy mô của triển lãm mà ngay trong giá trị của những tài liệu ở đây. Hiện vật trưng bày là các tài liệu, tư liệu, hình ảnh quý từ thế kỷ thứ 12 đến đến hết thời Duy Tân Minh Trị thế kỷ 19 như các bản đồ cổ; tài liệu, tranh vẽ về phong tục tập quán cổ xưa của Nhật Bản; tranh vẽ kèm theo nhật ký của các nhà thám hiểm người Nhật tại nhiều nơi trên thế giới; báo cáo của các du học sinh được Nhật hoàng cử ra nước ngoài học tập thời Minh Trị mở cửa; ký lục của các chuyên gia nước ngoài đến Nhật Bản làm việc; bản vẽ một số công trình kiến trúc tại Nhật Bản do các kiến trúc sư người Anh thực hiện… Tài liệu hầu hết được bày trong tủ kính và là hiện vật gốc, theo như lời giới thiệu thì phần lớn các cuộc triển lãm tại đây là tài liệu gốc bởi người Nhật rất coi trọng tính chân thực của tài liệu.

Không gian khu triển lãm tài liệu

Một số hình ảnh về Triển lãm các tài liệu lịch sử quý diễn ra từ 20/10/2015 đến 29/12/2015 tại trụ sở chính của Lưu trữ quốc gia Nhật Bản ở Tokyo

Sau đó chúng tôi đươc đích thân ngài Cục trưởng và Phó Cục trưởng cùng một số chuyên viên của Lưu trữ quốc gia Nhật Bản đón tiếp trong một phòng họp trang trọng nhưng vô cùng giản dị. Sau lời chào, lời giới thiệu của ngài Cục trưởng chúng tôi được mời xem một phim ngắn giới thiệu tổng quan về Lưu trữ quốc gia Nhật Bản. Phim dài 18 phút súc tích hấp dẫn có thể xem bằng nhiều thứ tiếng Nhật, Anh, Trung, Hàn. Sau khi xem phim chúng tôi được mời tham quan Phòng Đọc, Phòng Phục chế tài liệu, Phòng xử lý tài liệu kỹ thuật số, Kho bảo quản tài liệu gốc… Tại đây chúng tôi được các chuyên viên làm việc trực tiếp tại mỗi bộ phận đón tiếp và giới thiệu về công việc chuyên môn của họ. Cảm nhận ở mỗi nơi chúng tôi đến đều là những con người nghiêm túc, cần mẫn và đầy trách nhiệm.

Lưu trữ quốc gia Nhật Bản thành lập năm 1971 trực thuộc Văn phòng Thủ tướng. Năm 2001, sau quá trình cải cách hành chính Lưu trữ quốc gia Nhật Bản trực thuộc Văn phòng Nội các Nhật Bản. Tháng 11 năm 2001 Trung tâm tư liệu lịch sử Châu Á thuộc Lưu trữ quốc gia Nhật Bản ra đời. Đây là trung tâm lưu trữ các dữ liệu kỹ thuật số của nhiều quốc gia trong khu vực và trên thế giới, dữ liệu tại đây chủ yếu được cung cấp thông qua mạng internet. Lưu trữ quốc gia Nhật Bản hiện có 2 trụ sở chính, một ở Tokyo và một là Thư viện Tsukuba đặt tại tỉnh Ibaraki.

Lưu trữ quốc gia Nhật Bản là một tổ chức chuyên môn quản lý, bảo quản các hồ sơ tài liệu lịch sử công từ các tổ chức nhà nước của Nhật Bản từ trước đến nay và đảm bảo quyền tiếp cận của công chúng thông qua các hoạt động lưu trữ như: phòng đọc, triển lãm, hệ thống lưu trữ số… Ngoài ra Lưu trữ quốc gia Nhật Bản còn có chức năng như một đơn vị đào tạo, phối hợp với các trường Đại học đào tạo cán bộ lưu trữ cao cấp. Tại Nhật Bản không có chương trình đạo tạo lưu trữ bậc đại học, các nhân viên tuyển dụng vào Lưu trữ quốc gia Nhật Bản đều được đào tạo từ những ngành nghề khác như Lịch sử, Hành chính, luật… Sau khi vào làm việc tại lưu trữ họ được đào tạo thêm kiến thức về lưu trữ học, một số có thể học lên trình độ thạc sĩ hoặc tiến sĩ.

Lưu trữ quốc gia Nhật Bản hiện bảo quản gần 1.370.000 hồ sơ tài liệu, trong đó khoảng 887.000 hồ sơ tài liệu hành chính của các cơ quan nhà nước Nhật Bản và 480.000 hồ sơ/tập là các loại tài liệu cổ và sách cổ. Hàng năm có khoảng 20.000 hồ sơ tài liệu tiếp tục được thu thập về từ các cơ quan. Tài liệu đều được khử trùng trước khi nhập vào kho để tránh nấm mốc và côn trùng. Kho bảo quản được quy định ở nhiệt độ 22^oC và độ ẩm 55%, tài liệu phần lớn đặt nằm trên các kệ giá. Đối với những tài liệu bị hư hỏng, các chuyên gia tu bổ phục chế sẽ thẩm định cấp độ hư tổn để đưa ra những biện pháp xử lý bằng những kỹ thuật chuyên môn phù hợp. Lưu trữ quốc gia Nhật Bản có một đội ngũ chuyên gia tu bổ phục chế tài liệu với chuyên môn kỹ thuật cao luôn sẵn sàng hợp tác với các cơ quan, lưu trữ tư nhân trong và ngoài nước để tư vấn, hỗ trợ các biện pháp bảo quản tài liệu.

Kho bảo quản tài liệu cổ với cách sắp xếp tài liệu đặt nằm

Phòng Phục chế tài liệu

Tài liệu của các ngành đặc thù như Ngoại giao, Quốc phòng do các ngành tự bảo quản. Tài liệu trong thời gian chưa giải mật bảo quản tại lưu trữ cơ quan sản sinh ra tài liệu, khi đã đưa vào Lưu trữ quốc gia là tài liệu có thể công bố rộng rãi. Hiện nay tài liệu cổ nhất bảo quản tại Lưu trữ quốc gia Nhật Bản là năm 908. Phần lớn các tài liệu cổ đều đã số hóa và phục vụ tra cứu trên mạng, tuy nhiên độc giả vẫn có thể được đọc bản gốc khi có yêu cầu trừ các tài liệu quá cổ và trong tình trạng hư hỏng nặng. Thời gian phục vụ độc giả tại Phòng Đọc trụ sở tại Tokyo là từ 9h đến 17h các ngày từ Thứ Ba đến Thứ Bảy, nghỉ các ngày Chủ Nhật, Thứ Hai và ngày lễ; Thư viện Tsukuba mở cửa các ngày từ Thứ Hai đến Thứ Sáu, nghỉ các ngày Thứ Bảy, Chủ Nhật và ngày lễ. Độc giả có thể đến đọc tài liệu tại đây mà không cần bất kỳ loại giấy tờ nào, kể cả người nước ngoài. Độc giả được phép chụp ảnh hoặc photo tài liệu theo quy định, đối với những tài liệu cổ độc giả được đọc trên một loại bàn đặc biệt với chặn giấy cũng đặc biệt để không làm ảnh hưởng đến tài liệu. Mỗi năm Lưu trữ quốc gia Nhật Bản đón tiếp khoảng 5000 lượt độc giả chủ yếu là sinh viên, các nhà nghiên cứu, ngoài ra độc giả cũng có thể tra cứu và khai thác tài liệu qua mạng internet.

Cơ sở dữ liệu tra cứu trên máy tính tại Phòng Đọc

Nhật Bản là quốc gia rất phát triển về khoa học công nghệ, vì vậy Lưu trữ quốc gia Nhật Bản luôn ứng dụng những thành tựu khoa học tiên tiến nhất trong công tác lưu trữ và đang tiến tới điện tử hóa tất cả tài liệu, tư liệu nhằm tối ưu hóa việc tra tìm của độc giả và người khai thác tài liệu. Hiện nay, những tài liệu đã số hóa được quản lý bởi một trung tâm mạng và cung cấp thông tin qua một website riêng biệt, phục vụ tra cứu ở bất cứ đâu, bất cứ khi nào và hoàn toàn miễn phí.

Lưu trữ quốc gia Nhật Bản thường xuyên tổ chức các cuộc triển lãm tài liệu dưới nhiều hình thức. Ngoài các triển lãm cố định thường xuyên, các triển lãm tài liệu theo mùa như Triển lãm mùa xuân, mùa thu tại trụ sở chính ở Tokyo hay Triển lãm mùa hè tại Thư viện Tsukuba. Tất cả các triển lãm đều miễn phí vé vào cửa cho khách tham quan. Triển lãm trực tuyến cũng là một hình thức được sử dụng thường xuyên và đặc biệt thu hút công chúng, trong đó một số triển lãm tiêu biểu như: Tội ác và hình phạt dưới thời Edo, Những thảm họa thiên nhiên thời kỳ Edo, Quá trình biến đổi từ kinh đô dưới thời Edo đến Tokyo ngày nay, Sự xuất hiện của nhà nước Meiji (Minh Trị), Sức mạnh của những phát minh công nghệ thời đại Meiji, Tìm hiểu về giáo dục thời kỳ Meiji, Lịch sử đường sắt Nhật Bản, Giai đoạn tăng trưởng cao 1951-1972…

Với tuyên ngôn Lưu trữ góp phần vào sự phát triển của nền dân chủ và thực hiện một cuộc sống chất lượng cao thông qua việc bảo tồn và sử dụng tài liệu lưu trữ công như là tài sản chung của mọi người dân và mục tiêu “Lưu trữ cho tương lai – Lưu trữ phục vụ giới trẻ”, Lưu trữ quốc gia Nhật Bản đang nỗ lực không ngừng để trở thành một điểm đến thân thiện và hấp dẫn.

NGUYỄN THU HOÀI