Hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I

8:08 02/02/2016

Sưu tầm tài liệu

– Tổ chức thực hiện việc sưu tầm tài liệu để bổ sung cho các phông, sưu tập tài liệu đang bảo quản ở Trung tâm như Châu bản triều Nguyễn, địa bạ triều Nguyễn, phông Nha Kinh lược Bắc kỳ, phông Nha Thọ Xương; phông Toàn quyền Đông Dương, Thống sứ Bắc kỳ, Toà sứ các tỉnh xứ Bắc kỳ thời kỳ Pháp thuộc và một số phông tài liệu lưu trữ tiếng Pháp từ 1945 đến năm 1954.

– Sưu tầm tài liệu quí, hiếm theo qui định của Luật lưu trữ. Những tài liệu này chủ yếu do cá nhân, gia đình dòng họ, cơ sở thờ tự đang lưu giữ. Đối tượng sưu tầm là những tài liệu có giá trị đặc biệt về chính trị, văn hoá xã hội, lịch sử… hoặc những tài liệu hình thành trong hoàn cảnh lịch sử đặc biệt, tài liệu là vật mang tin độc đáo, tài liệu hình thành có thời gian cách xa ngày nay… Việc sưu tầm tài liệu có thể thực hiện qua các hình thức như mua, ký gửi, biếu tặng, cung cấp bản sao tuỳ theo nguyện vọng và thoả thuận giữa chủ sở hữu tài liệu và cơ quan tiến hành sưu tầm tài liệu.

Tài liệu sau khi sưu tầm được, Trung tâm tiến hành sắp xếp, biên mục, biên dịch, lập cơ sở dữ liệu phục vụ tra cứu sử dụng.

Chỉnh lý tài liệu

Trung tâm Lưu trữ quốc gia I bảo quản trên 6000 mét giá tài liệu và tư liệu lưu trữ. Phần lớn tài liệu đã được chỉnh lý hoàn chỉnh, xây dựng cơ sở dữ liệu thông tin cấp 2; một số phông tài liệu có tần xuất khai thác sử dụng cao đã được tiến hành số hoá. Tuy nhiên hiện nay cũng còn một số phông tài liệu cần phải được tiến hành chỉnh lý hoàn chỉnh trong thời gian tới.

Bảo quản tài liệu

– Trung tâm đã tiến hành xây dựng và đưa vào sử dụng toà nhà Kho lưu trữ chuyên dụng hiện đại đáp ứng bảo đảm các thông số kỹ thuận bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ theo tiêu chuẩn như hệ thống giá bảo quản chuyên dụng, hộp đựng tài liệu phi axít, hệ thống điều hoà trung tâm, hệ thống thiết bị phòng cháy chữa cháy hiện đại phù hợp với môi trường kho tài liệu, hệ thống camera giám sát, hệ thống hút ẩm…

– Trung tâm đã đầu tư cơ sở vật chất để thực hiện xử lý kỹ thuật tài liệu lưu trữ như nhà xưởng, thiết bị bồi nền tài liệu bị hư hỏng, thiết bị khử axít, khử trùng tài liệu…

– Viên chức chuyên môn của Trung tâm thực hiện các nghiệp vụ chủ yếu của công tác bảo quản tài liệu gồm: Tổ chức sắp xếp khoa học tài liệu trong kho; Vận hành thiết bị duy trì chế độ bảo quản phù hợp đối với tài liệu như nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng…; Vệ sinh kho và vệ sinh tài liệu; Xuất nhập tài liệu phục vụ công tác chuyên môn và nghiên cứu của độc giả; Thực hiện bồi nền tài liệu bị hư hỏng; Khử axít và khử trùng tài liệu; đóng quyển một số loại tài liệu đặc biệt và tư liệu lưu trữ; Làm phiên bản tài liệu phục vụ công tác tham quan…

Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý tài liệu lưu trữ

– Xây dựng cơ sở dữ liệu thông tin cấp 2 đối với các phông, sưu tập tài liệu đã chỉnh lý hoàn chỉnh, có tần xuất khai thác sử dụng cao và các phông, sưu tập tài liệu quí, hiếm.

– Xây dựng mạng nội bộ của Trung tâm để quản lý và cung cấp thông tin cấp 1, cấp 2 phục vụ công tác chuyên môn của Trung tâm và phục vụ nghiên cứu tài liệu của độc giả tại phòng Đọc của Trung tâm.

Phát huy giá trị tài liệu

– Biên soạn các bài viết tuyên truyền, giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng.

– Biên soạn, xuất bản các ấn phẩm về nguồn tài liệu và tài liệu lưu trữ

– Tổ chức trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ.

– Xây dựng phim tuyên truyền giới thiệu tài liệu trên một số đài truyền hình và phục vụ công tác tham quan.

– Phục vụ các đoàn tham quan tìm hiểu về công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ tại Trung tâm.

– Phục vụ độc giả nghiên cứu tài liệu

+ Tổ chức phòng Đọc với đầy đủ trang thiết bị đáp ứng việc phục vụ khai thác sử dụng tài liệu của độc giả: Phòng Đọc rộng rãi có thể đón tiếp nhiều độc giả cùng thời điểm; Phòng Đọc có hệ thống tra cứu tài liệu truyền thống và mạng nội bộ của Trung tâm giúp độc giả có thể tra cứu, khai thác sử dụng tài liệu trên máy tính.

+ Tại phòng Đọc, độc giả có thể nghiên cứu tài liệu hoặc được cung cấp bản sao chụp tài liệu, bản chứng thực tài liệu theo qui định.

+ Thủ tục khai thác sử dụng tài liệu đơn giản. Độc giả chỉ cần có chứng minh thư hoặc hộ chiếu. Nếu nghiên cứu tài liệu phục vụ mục đích công vụ, độc giả chỉ cần có giới thiệu hoặc công văn đề nghị của cơ quan tổ chức.

Ths. Hà Văn Huề