Giải pháp “kéo dài tuổi thọ” cho tài liệu hiện lưu giữ tại các gia đình, dòng họ trên địa bàn tỉnh Đồng Tháp

4:29 12/11/2018

Rất nhiều tài liệu có giá trị hiện đang được lưu giữ tại các các gia đình, dòng họ, cơ sở thờ tự trên phạm vi cả nước. Đây là nguồn sử liệu có giá trị có thể bổ sung thông tin cho khối tài liệu hiện đang được bảo quản tại các Lưu trữ quốc gia. Tuy nhiên, đa số tài liệu bị hư hỏng ở mức độ khác nhau và có nguy cơ bị hủy hoại.

Tài liệu bị hư hỏng do nhiều nguyên nhân, trong đó có một nguyên nhân không đáng có là do thiếu thông tin, thiếu biết của con người trong bảo quản, trong sử dụng tài liệu.

Thực tế cho thấy tại nơi lưu giữ đã xảy ra rất nhiều sự cố đáng tiếc do con người tự gây ra, trong đó có trường hợp cuộn 6 đạo sắc phong bị rơi xuống nước, được vớt lên vắt qua rồi cất trong ống quyển để mấy chục năm không dám mở ra, nay kiểm tra thì phát hiện đã bết dính đóng cục; có trường hợp ép plastic cả 32 đạo sắc phong, chỉ sau mấy năm toàn bộ số sắc phong này bị biến màu do phản ứng hóa học; có trường hợp dán băng dính (băng keo) lên mặt trước và mặt sau của sắc phong; có trường hợp cho đạo sắc phong vào vào khung kính và treo lên, sau vài năm bị mờ chữ do bị phản ứng quang hóa; có trường hợp đóng hộp gỗ mới đắt tiền để bảo quản sắc phong, chỉ sau một thời gian sắc phong bị mốc do trong gỗ có nước mặc dù nhìn bằng mất thường thấy bên ngời khô ráo… Những tác động này không những gây hậu quả là làm hỏng tài liệu mà còn gây khó khăn cho các chuyên gia khi xử lý (mất nhiều thời gian, công sức), trường hợp nặng không thể khắc phục được.

Khi tài liệu bị hư hỏng thì phải giải quyết như thế nào? cơ quan nào sẽ giải quyết?  Đây là một vấn đề mà nhiều người đã nói rằng “đã rất lâu chưa có lời giải đáp do không biết hỏi ai”.

Từ thực trạng này, ngày 17/10/2018 được Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước giao nhiệm vụ, Trung tâm Lưu trữ quốc gia I đã phối hợp với Chi cục Văn thư – Lưu trữ và Hội Khoa học lịch sử tỉnh Đổng Tháp tổ chức lớp tập huấn về công tác bảo quản tài liệu Hán Nôm tại thành phố Cao Lãnh. Đối tượng được tập huấn là đại diện các gia đình, dòng họ, cơ sở thờ tự trên địa bàn thuộc tỉnh.

Một số hình ảnh của lớp tập huấn bảo quản tài liệu Hán Nôm tại Đồng Tháp ngày 17/10/2018

Lớp tập huấn đã cung cấp cho học viên các nhóm thông tin nghiệp vụ và kỹ năng xử lý như:

• Giá trị và ý nghĩa của tài liệu Hán Nôm hiện đang được lưu giữ tại các gia đình, dòng họ, cơ sở thờ tự (giá trị nội dung, giá trị nghệ thuật, vật liệu và cách chế tác…);
• Dạng hư hỏng thường gặp của tài liệu;
• Nguyên nhân gây nên hư hỏng;
• Trường hợp bảo quản không đúng cách;
• Giải pháp bảo quản cho tại liệu;
• Trường hợp sử dụng không đúng cách;
• Quy định về sử dụng tài liệu

Ngoài ra, học viên được xem chuyên gia trình diễn mốt số giải pháp tu bổ tài liệu bị hư hỏng và được giải đáp các thắc mắc về tài liệu về cách bảo quản và về cách sử dụng.

Cũng trong khuôn khổ lớp tập huấn, các chuyên gia của Trung tâm I cũng đã  trình bày một số dụng cụ và mẫu thiết bị bảo quản do Trung tâm tự thiết kế và sản xuất.

Hộp bảo quản sắc phong do Trung tâm Lưu trữ quốc gia I thiết kế có chất liệu bìa ép bọc giấy dó quét nhựa của cây cậy.

Đồng thời các chuyên gia cũng giới thiệu với học viên về các khâu nghiệp vụ mà Trung tâm Lưu trữ quốc gia I (địa chỉ 18 Vũ Phạm Hàm, Cầu Giấy, Hà Nội) đã và đang thực hiện theo yêu cầu của các gia đình, dòng họ, cơ sở thờ tự  trên phạm vi cả nước như:

• Tư vấn bảo quản tài liệu;
• Vệ sinh, khử trùng khử nấm mốc, bóc băng dính;
• Tu bổ tài liệu trên nhiều chất liệu trong đó có giấy dó;
• Số hóa, lập bản sao bảo hiểm (chụp, scan…), lập cơ sở dữ liệu và cung cấp phần mềm quản lý và khai thác (áp dụng cho cơ sở có nhiều tài liệu);
• Làm phiên bản trên nhiều chất liệu trong đó có giấy dó (sản phẩm này đã được rất nhiều gia đình, dòng họ, cơ sở thờ tự đánh giá cao và sử dụng);
• Phiên âm, dịch nghĩa và cung cấp các thông tin có liên quan.

Sau buổi tập huấn, các chuyên gia của Trung tâm Lưu trữ quốc gia I đã đến kiểm tra và tu bổ tài liệu bị hư hỏng tại một số cơ sở thờ tự trên địa bản của tỉnh như: đình Phú Thành A, đình thần xã Tịnh Thới và đình Thượng Văn.

Xử lý tài liệu bị dán băng dính (băng keo) tại đình Phú Thành A

Xử lý tài liệu bị ép plastic tại đình Tịnh Thới

Bóc tách và tu bổ  hai bản chế phong thời nguyễn (do dán bằng keo hóa chất) tại đình Thượng Văn

Lớp tập huấn chỉ diễn ra trong một ngày nhưng đã đáp ứng được các mục tiêu đề ra là: trong thời gian nhanh nhất, tại một địa điểm, cùng một lúc truyền đạt đầy đủ các thông tin cần thiết cho nhiều người đang có nhu cầu bổ túc về công tác bảo quản tài liệu. Từ đó góp phần nâng cao chất lượng bảo quản và kéo dài tuổi thọ cho tài liệu hiện đang được lưu giữ tại các các gia đình, dòng họ, cơ sở thờ tự.

Trần Đăng Phương – Trưởng phòng Bảo quản tài liệu, Trung tâm Lưu trữ quốc gia I